Privacybeleid
Inleiding
Ruimtevol vindt jouw privacy belangrijk en gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe we met deze gegevens omgaan en welke rechten je hebt.
Deze Privacyverklaring is van toepassing op de diensten van Ruimtevol en op het gebruik van onze website.
Heb je vragen over deze Privacyverklaring of over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan? Neem dan contact met ons op via iris@ruimtevol.nl.
Wie is Ruimtevol?
Ruimtevol is de eenmanszaak Ruimtevol Professional Organizer, gevestigd aan de Jan van Galenstraat 7k, 1051KE Amsterdam, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 85505862.
Ruimtevol is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze dienstverlening en website.
Contactgegevens:
Ruimtevol
Iris van der Ros
Jan van Galenstraat 7k
1051KE Amsterdam
E-mail: iris@ruimtevol.nl
Telefoon: 06 4402 5005
KvK: 85505862
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Ruimtevol verwerkt persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt of die wij verkrijgen doordat je gebruikmaakt van onze website of diensten.
Afhankelijk van de situatie kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:
voor- en achternaam;
adresgegevens;
telefoonnummer;
e-mailadres;
gegevens over de aanvraag of opdracht;
gegevens die nodig zijn om onze dienstverlening uit te voeren;
gegevens die je zelf met ons deelt in een contactformulier, per e-mail, telefonisch, via WhatsApp of tijdens een kennismakingsgesprek;
factuur- en betalingsgegevens;
informatie over jouw gebruik van onze website, zoals IP-adres, browsergegevens en apparaatgegevens;
gegevens die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van onze zakelijke administratie.
We verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor we deze gegevens gebruiken.
Bijzondere persoonsgegevens
Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden kunnen wij soms informatie tegenkomen die betrekking heeft op bijvoorbeeld gezondheid, financiële omstandigheden, gezinssituatie of andere persoonlijke omstandigheden.
Ruimtevol vraagt je niet om bijzondere persoonsgegevens te verstrekken wanneer dit niet nodig is. Als dergelijke informatie tijdens een opdracht toch aan de orde komt, gaan wij hier vertrouwelijk en zorgvuldig mee om en verwerken wij deze gegevens alleen wanneer daar een wettelijke grondslag voor bestaat of wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.
Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
om contact met je op te nemen naar aanleiding van een vraag of aanvraag;
om een kennismakingsgesprek en/of offerte voor te bereiden;
om onze diensten aan jou te kunnen leveren;
om afspraken te maken en de uitvoering van een opdracht te organiseren;
om de overeenkomst met jou uit te voeren;
om te factureren en onze financiële administratie bij te houden;
om onze administratie en bedrijfsvoering te verzorgen;
om vragen, klachten of verzoeken te beantwoorden;
om onze website en dienstverlening te verbeteren;
om, wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, marketing- of communicatie-uitingen te versturen.
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor deze zijn verzameld, tenzij dit wettelijk is toegestaan.
Op welke grondslag verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:
Uitvoering van de overeenkomst
Wanneer je een opdracht bij Ruimtevol hebt geplaatst, hebben wij bepaalde gegevens nodig om de overeenkomst uit te voeren.
Wettelijke verplichting
Sommige gegevens moeten wij bewaren omdat dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie en belastingaangifte.
Gerechtvaardigd belang
In sommige gevallen verwerken wij gegevens omdat dit noodzakelijk is voor onze bedrijfsvoering, bijvoorbeeld om onze administratie bij te houden, onze dienstverlening te verbeteren of contact met bestaande klanten te onderhouden, voor zover jouw privacybelangen hier niet zwaarder wegen.
Toestemming
Voor bepaalde verwerkingen vragen wij vooraf jouw toestemming, bijvoorbeeld wanneer dit wettelijk vereist is voor het plaatsen van bepaalde cookies of voor bepaalde vormen van marketingcommunicatie. Je kunt een gegeven toestemming altijd weer intrekken.
De gekozen grondslag hangt af van het doel waarvoor wij jouw gegevens verwerken.
Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?
In de meeste gevallen ontvangen wij jouw persoonsgegevens rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld wanneer je:
het contactformulier op onze website invult;
ons een e-mail of WhatsApp-bericht stuurt;
telefonisch contact met ons opneemt;
een kennismakingsgesprek met ons voert;
een offerte aanvraagt;
een opdracht bij ons plaatst.
Wanneer wij persoonsgegevens via een andere partij ontvangen, informeren wij je daarover wanneer dit wettelijk verplicht is.
Delen wij jouw persoonsgegevens met derden?
Ruimtevol verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden.
Wij kunnen jouw persoonsgegevens wel delen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, onze administratie of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan:
onze boekhouder of accountant;
partijen die onze website, e-mail of andere digitale systemen ondersteunen;
hosting- en softwareleveranciers;
betaal- en facturatiepartijen;
partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een opdracht.
Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens Ruimtevol verwerkt, maken wij – wanneer dit wettelijk vereist is – afspraken over de verwerking en beveiliging van deze gegevens in een verwerkersovereenkomst.
Wij delen niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.
Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige van onze dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit alleen gebeurt wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag en passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of passende contractuele afspraken.
Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik of andere vormen van onrechtmatige verwerking.
Gegevens die je via onze website met ons deelt, worden via een beveiligde verbinding (SSL/HTTPS) verzonden.
Daarnaast gaan wij zorgvuldig om met toegang tot persoonsgegevens en delen wij deze alleen wanneer dit noodzakelijk is.
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn ons verplicht om gegevens langer te bewaren.
Voor onze financiële administratie geldt bijvoorbeeld een wettelijke bewaarplicht van in beginsel zeven jaar.
Voor andere gegevens hanteren wij passende bewaartermijnen. Daarbij maken wij onderscheid tussen verschillende soorten gegevens:
Contactaanvragen en correspondentie: in beginsel maximaal twee jaar nadat het contact is beëindigd, tenzij er een reden is om de gegevens langer te bewaren.
Offertes en aanvragen die niet tot een opdracht leiden: in beginsel maximaal twee jaar na het laatste contact.
Klant- en opdrachtgegevens: zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering en afhandeling van de opdracht en in beginsel tot twee jaar daarna, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Facturen en gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie: zeven jaar, vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.
Toestemmingen voor bijvoorbeeld cookies of marketing: zolang als nodig is om aan te tonen dat toestemming is verkregen en zolang de betreffende verwerking plaatsvindt.
Wanneer een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een juridisch geschil, een wettelijke verplichting of een andere gerechtvaardigde reden, kunnen gegevens langer worden bewaard.
Persoonsgegevens van minderjarigen
Onze website en dienstverlening zijn niet specifiek gericht op personen jonger dan 16 jaar.
Wij hebben niet de intentie om zonder toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger persoonsgegevens van minderjarigen te verzamelen.
Ben je ervan overtuigd dat wij zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld? Neem dan contact met ons op via iris@ruimtevol.nl. Wanneer blijkt dat wij deze gegevens niet mogen verwerken, zullen wij deze verwijderen, tenzij een wettelijke verplichting ons verplicht om de gegevens te bewaren.
Analyse van websitebezoek
Onze website kan informatie verzamelen over het gebruik van de website, bijvoorbeeld over bezochte pagina's, het apparaat waarmee je de website bezoekt en technische gegevens zoals een IP-adres.
Wij gebruiken dergelijke gegevens om onze website goed te laten functioneren, de veiligheid te bewaken en – waar toegestaan – inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en deze te verbeteren.
Wanneer voor bepaalde analysetechnieken toestemming nodig is, zullen wij deze toestemming vooraf vragen.
Google Analytics en andere externe diensten
Wanneer Ruimtevol gebruikmaakt van Google Analytics of een vergelijkbare analysetool, kan informatie over het gebruik van de website worden verwerkt.
Wij richten dergelijke diensten zo privacyvriendelijk mogelijk in en verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.
Wanneer een analysetool cookies of vergelijkbare technieken gebruikt waarvoor toestemming nodig is, worden deze pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Als de instellingen of gebruikte diensten op onze website veranderen, kan ook dit onderdeel van de Privacyverklaring worden aangepast.
Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken.
Cookies zijn kleine bestanden die op je computer, tablet of mobiele telefoon kunnen worden opgeslagen wanneer je een website bezoekt.
Wij maken onderscheid tussen verschillende soorten cookies:
Functionele cookies
Deze cookies zijn noodzakelijk om de website goed te laten functioneren. Hiervoor is geen toestemming nodig. Wel informeren wij je over het gebruik ervan.
Analytische cookies
Deze cookies helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en kunnen ons helpen de website te verbeteren. Afhankelijk van de manier waarop deze cookies zijn ingesteld en welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt, kan hiervoor wel of geen toestemming nodig zijn.
Marketing- en trackingcookies
Wanneer wij cookies gebruiken waarmee je over verschillende websites of diensten kunt worden gevolgd of waarmee profielen voor marketingdoeleinden kunnen worden opgebouwd, vragen wij hiervoor vooraf jouw toestemming.
Je kunt je toestemming voor cookies op ieder moment intrekken of je cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen op onze website.
Meer informatie over het gebruik van cookies vind je in onze cookieverklaring.
Jouw privacyrechten
Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens.
Recht op inzage
Je hebt het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken en om hiervan een kopie te ontvangen.
Recht op rectificatie
Zijn jouw persoonsgegevens niet correct of niet volledig? Dan kun je ons vragen deze gegevens te corrigeren of aan te vullen.
Recht op verwijdering
In bepaalde situaties kun je ons vragen jouw persoonsgegevens te verwijderen. Dit recht geldt niet altijd. Wanneer wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren, kunnen wij deze niet verwijderen voordat de wettelijke bewaartermijn is verstreken.
Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde situaties kun je ons vragen de verwerking van jouw persoonsgegevens tijdelijk te beperken.
Recht van bezwaar
Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens wanneer wij deze verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang. Je kunt altijd bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor direct marketing.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Wanneer wij jouw gegevens verwerken op basis van toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, heb je in bepaalde gevallen het recht om deze gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen.
Recht om toestemming in te trekken
Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór het intrekken van de toestemming heeft plaatsgevonden.
Een verzoek indienen
Wil je gebruikmaken van één van jouw privacyrechten? Stuur dan een e-mail naar:
Vermeld in je verzoek zo duidelijk mogelijk wat je vraagt. Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen wij je vragen om je identiteit te verifiëren.
Wij reageren zo snel mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van jouw verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij veel verzoeken ontvangen, kan deze termijn onder voorwaarden met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij je hierover binnen één maand.
Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Ruimtevol maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming waarbij zonder menselijke tussenkomst besluiten over jou worden genomen die juridische gevolgen hebben of je anderszins aanzienlijk kunnen treffen.
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens ook niet om op basis daarvan dergelijke geautomatiseerde beslissingen over jou te nemen.
Kan deze Privacyverklaring worden gewijzigd?
Ja. Deze Privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze dienstverlening, website, werkwijze of de wettelijke regels veranderen.
Wij adviseren je daarom om deze Privacyverklaring regelmatig te bekijken. De meest recente versie is altijd de versie die op onze website staat.
Klachten
Heb je een klacht over de manier waarop Ruimtevol met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met ons op via:
Wij proberen jouw klacht zo goed mogelijk op te lossen.
Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.
Meer informatie vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.